En hög svarsfrekvens är alltid eftersträvansvärt när frågor används med syfte att samla in feedback från team eller en organisation. Ett representativt resultat är en viktig förutsättning för att kunna dra relevanta slutsatser, men även en indikator om medarbetare tar möjligheten att göra sin röst hörd.
&frankly vill ge dig stöd för att du ska kunna nå ditt mål på svarsfrekvens. I &frankly finns funktioner som hjälper administratörer och chefer att arbeta proaktivt med svarsfrekvens. Dock kan svarsfrekvensen skilja sig av naturliga orsaker mellan organisationer på grund av t.ex. skift, säsongsbetonade branscher och andra förutsättningar som kan påverka. Men som tur är finns det generella faktorer som kan trigga en högre svarsfrekvens. Faktorer som blir viktiga för din svarsfrekvens är; ett tydligt syfte, frågornas relevans för medarbetaren, en passande frekvens och antal frågor i pulsen, hur resultatet hanteras och följs upp tillsammans i teamet.
I denna guide presenteras vanliga faktorer som kan påverka svarsfrekvens i &frankly. Artikeln är en källa till information om svarsfrekvens, men även ett verktyg att utgå ifrån när det finns ett behov att öka förståelsen för den nuvarande engagemangsnivån kring verktyget &frankly.
Vad är en bra svarsfrekvens?
Ju mer svar du får desto bättre! Men en fingervisning för en bra svarsfrekvens är 70%. Vad som är en bra svarsfrekvens är dock relativt. Kom ihåg att se till helheten, sätt ditt mål i förhållande till organisatoriska förhållanden, historiska resultat och prioriteringar etc.
I &frankly
Notifikationer
När ett &frankly konto har skapats och medarbetare adderas till systemet, är standardinställningen att användarna får ett e-mail när nya utskick med frågor finns att besvara. Denna inställning kan dock justeras. Om en användare behöver hjälp att ändra notiser, kan de följa denna guide: Hur ändrar jag mina inställningar för notiser och påminnelser?
Påminnelsemail
Säkerställ att påminnelse e-mail och app-notifikationer är påslagna för användarna. Dessa notiser skickas på fredagar kl 12:00 för att aktivera användare som ännu inte besvarat frågor från den pågående pulsen. Om användare vill ändra inställningar för notifikationer kan de göra detta genom att navigera i menyn Inställningar > Email.
Inaktiva användare
Undersök om det finns användare som ännu inte har loggat in i verktyget eller om det uppstått problem med deras e-mail. Navigera i menyn till Användare > Individer och filtrera på status.
Svarsfrekvens
Under Resultat > Svarsfrekvens kan du se svarsfrekvensen per grupp i kontot. Här får du en översikt och kan snabbt identifiera vilka grupper som är i behov av extra stöd, men även vilka grupper som har en vinnande strategi om de når (och behåller) hög svarsfrekvens. Översikten ger dig en indikation var du ska lägga fokus.
&franklys mobilapplikation
&franklys mobilapplikation är utvecklad med hög användarvänlighet och kan ha en positiv effekt på svarsfrekvenser. I Resultat > Svarsfrekvens kan du se andelen användare i kontot som svarar på frågor via webb eller via mobilapplikationen. Uppmuntra dina anställda att ladda ner appen. Om de inte har en jobbmobil, är det ändå “best practice” att uppmuntra att appen finns tillgänglig och att de sedan kan ta sitt egna beslut om de vill använda appen på sin privata mobil.
Innehåll och relevans
Tydligt innehåll
Säkerställ att frågor och svarsalternativ är tydliga. Håll det simpelt, det kommer göra det enklare för respondenten. Invecklade frågor leder till missförstånd och kan dra ner svarsfrekvensen. Om det behövs, testa frågorna på en testgrupp innan utskick för att se hur frågorna upplevs. Vill du lära dig mer om formulering av frågor, se guiden Vad ska jag tänka på när jag skapar frågor?
Variation
Variation är nyttigt i pulsade undersökningar. Använd gärna olika mallar och färger vid utformning av frågor. Försök balansera allvarsfyllda fokusområden med upplyftande frågor eller positiv feedback. Hur kan du trigga ett leende på dina kollegor? Exempel på frågor från biblioteket är:
“Vilka var veckans höjdpunkter?”
“Vilka superkrafter har ditt team?”
“Vem i ditt team får en high-five för väl utfört arbete den här månaden?”
"Vi bryr oss om varandra i vårt team" 
Frekvens och antal frågor
“Less is more”
I &frankly rekommenderar vi 4-7 frågor per puls, beroende på syfte och behov. Det finns en gräns på 16 frågor per puls, med en rekommendation att inte fråga mer än nödvändigt. Notera att binära mallar oftast är enklare att besvara än skalor eller fritext-frågor. Användare vill svara på frågor som följs upp och ageras på. Att besvara frågor ska varken vara tidskrävande, orsaka tappat intresse eller känslan för syftet med pulsen.
Tid att besvara en puls
Se över när frågorna skickas ut i en puls. Kom ihåg att alla pulser stängs på söndagkväll. Om upplevelsen är att det inte finns tillräckligt med tid att besvara en puls, skicka pulsen tidigt på måndagen så att frågorna är öppna den maximala tidsperioden. På fredagen skickas påminnelser till användare som inte har besvarat frågorna.
Syfte
Syfte med en puls
Fastställ och kommunicera ett tydligt syfte när en ny puls skapas, då blir det enklare för en respondent att besvara frågorna i rätt kontext. Du kan lägga till en beskrivning när en ny puls skapas, här är det ett bra tillfälle att skriva hur resultatet kommer användas och följas upp. Om du ska ställa frågor inom flertalet olika områden, överväg att skapa flera pulsar utifrån de teman du vill fråga om, så det blir enklare för respondenten att förstå syftet. Här hittar du tips som hjälper dig att formulera och kommunicera ert syfte: Förklara syftet med era frågor och pulsar
Internt syfte
Påminn medarbetarna emellanåt om det interna syftet med att använda &frankly i organisationen. Vanligtvis är det att arbeta med att öka engagemanget, stärka kulturen eller innovationstakten genom att ge medarbetare möjlighet att påverka, göra sin röst hörd och underlätta diskussion av relevanta ämnen för dem - så att de i sin tur kan nå sina mål.
Rollen som chef
Säkerställ att cheferna känner sig trygga med syftet, hur de ska arbeta med resultatet och stödja diskussionerna i teamen. Detta kommer att förbättra svarsfrekvensen eftersom cheferna kommunicerar direkt med teamen i organisationen.
Involvera och följ upp
Se till att medarbetare kan ta del av rapporter och ges en chans att diskutera resultatet tillsammans med sitt team. Det kommer leda till att medarbetarna känner sig involverade i processen och öka svarsfrekvensen i pulsarna.
Utöka gärna involveringen, vad vill medarbetarna mäta? Detta bidrar till ett delat ägarskap och triggar svarsfrekvensen i en positiv riktning. Mer material kring att arbeta med detta finns här: Reflektera, diskutera och följ upp på resultatet
När en puls har skickats under en längre period, bör någon slutsats göras och kommuniceras. I samband med att slutsatser kommuniceras, så är det även ett perfekt tillfälle att kommunicera eventuella förändringar i kommande pulser eller varför pulsen ska vara intakt även fortsättningsvis.
Din organisation
Alla organisationer är olika, därför är det viktigt att utvärdera din egen organisation utifrån ert perspektiv. Ställ dig själv frågan vad som vanligtvis fungerar i er miljö och vilka anpassningar som skulle kunna hjälpa er framåt? Svarsfrekvenser kan skilja sig mellan organisationer, bland annat beroende på arbetstider, huruvida arbetet är säsongsbetonat och hur stor personalomsättningen är.
Arbetstider
Återkommande låg svarsfrekvens? Arbetar medarbetarna skift, olika veckodagar eller till och med olika veckor? Medarbetare som arbetar oregelbundna tider kan med större sannolikhet ha en lägre svarsfrekvens, om inte vissa anpassningar i pulserna har gjorts. Se över om det går att säkerställa att så många medarbetare som möjligt kan få frågorna under arbetstid. Att pulsa frågorna tidigt en måndag, ger även medarbetare som inte arbetar i slutet på veckan möjlighet att besvara frågorna.
Säsongsbetonade arbeten
En del organisationer har högintensiva perioder som varierar över året och därmed även en förändrad personalstyrka. Om en ny grupp medarbetare ska göras redo inför högsäsongen, säkerställ att alla är väl informerade om &frankly och syftet med pulserna. Flyers, posters eller informativa utskick är bra tillvägagångssätt att sprida information och säkerställa att alla är ombord. Att uppmuntra användning av mobilapplikationen är ofta en framgångsfaktor bland säsongsarbetare.
Personalomsättning
Ibland genomgår en organisation en fas, men kan också vara ett permanent tillstånd, med hög personalomsättning. I dessa situationer, samt i de situationer då många nyanställningar görs och många ska introduceras till organisationen, är det viktigt att information om &frankly blir en del av den befintliga introduktionen. Det är även av stor vikt att organisationsstrukturen är uppdaterad i verktyget, med användare och relevanta grupper så att rapporterna återger en korrekt bild. Om möjligt, rekommenderar vi att integrera ett HR-system med &frankly så att gruppstrukturen blir uppdaterad automatiskt i takt med förändringar i organisationen.