Du kan enkelt skapa grupper i &frankly! Med hjälp av grupper skapas en struktur som speglar era team eller avdelningar. Frågor kan schemaläggas till grupper på olika nivåer och därefter presenteras resultaten utifrån undersökningar gruppvis. Av denna anledning har grupper och gruppstrukturer en central roll i verktyget.
När du skapar grupper i &frankly är det viktigt att tänka på följande:
- För att ett resultat ska visas krävs minst tre (eller fler) svar inom en grupp. Därför är det viktigt att du lägger till tillräckligt många användare per grupp.
- Det är också viktigt att grupper inte är för lika varandra. Om skillnaden mellan antalet svar (från samma användare) är två eller färre, inom två olika grupper kommer resultatet att döljas av integritetsramverket.
Hur du skapar grupper steg för steg:
- Gå till Användare > Grupper.
- Klicka på knappen “Lägg till grupp”.
- Namnge gruppen! Kom ihåg att ge varje grupp ett unikt namn.
- Lägg till de medarbetare som tillhör just denna grupp i sektionen “Användare”
- Lägg till en gruppägare för gruppen. Det vanligaste är att teamets chef eller ledare läggs till som gruppägare.
- Om någon ska få läsrättigheter men inte vara gruppägare kan du lägga till de i sektionen “Läsrättigheter”.
Vad betyder "användare", "läsrättigheter" och "gruppägare"?
Användare:
Här lägger du till samtliga medarbetare som tillhör en grupp. Svaren från respondenterna som ingår i en grupp sammanställs och genererar gruppens resultat.
Om du har en hierarkisk struktur, vilket innebär att du har grupper i olika nivåer, så kommer svaren från medarbetarna även vara en del av resultatet för gruppen ovan.
Nedan bild visar ett exempel på hur en gruppstruktur kan se ut. Det är fyra användare i grupp B och sex användare i grupp C. Dessa grupper kommer få egna resultat, men svaren från användarna kommer också att vara en del av det aggregerade resultatet i grupp A.
Gruppägare:
Cheferna i en organisation läggs oftast till som gruppägare för deras team. En gruppägare kan se sin grupp i gruppvyn och även schemalägga frågor till sin grupp (förutsatt att organisationen tillåter chefer att schemalägga frågor till sina team). Prata med din administratör om du inte har tillgång till schemaläggningsvyn.
Managers som är gruppägare för en grupp med undergrupper kommer automatiskt att ärva läsrättigheter till undergruppen/undergrupperna.
Läsrättigheter:
Att ge en manager läsrättigheter till en grupp innebär att denna manager kan se gruppen i &frankly och få tillgång till gruppens resultat, men inte schemalägga frågor till gruppen.
Såhär lägger du till undergrupper och bygger en gruppstruktur:
Börja med att skapa samtliga grupper som ska ingå i strukturen. När du gjort detta kan du bygga hierarkin i strukturen genom att antingen öppna en grupp och lägga till den gruppens undergrupper, eller genom att dra och släppa grupper. Se dessa två exempel nedan:
Exempel 1:
Exempel 2:
Vad händer om jag raderar en grupp?
Om en grupp raderas från verktyget kommer denna grupps historiska resultat att försvinna.
Om en grupp som tillhör en hierarki tas bort, kommer den borttagna gruppens resultat tas bort i samband med att gruppen raderas, dock behåller huvudgruppen i hierarkin sitt samlade historiska resultat. Om en schemaläggning har gjorts till en hel hierarki, och en undergrupp därefter förflyttas ur hierarkin kommer undergruppens egna resultat inte vara synligt (detta beror på att gruppen inte längre inkluderas av den schemaläggningen som gjordes till hierarkin). Om du har flyttat en undergrupp och lagt den utanför en hierarki, kan du lägga tillbaka gruppen på sin ursprungliga plats i hierarkin för att göra resultatet synligt igen.
Det går att flytta undergruppen inom en struktur och behålla resultatet från en undersökning, om undergruppen fortfarande ligger under den målgrupp som angavs vid schemaläggningen av undersökningen.
För att ta bort en grupp som en undergrupp följ nedan steg:
- Öppna undergruppens huvudgrupp
- Håll musen över gruppens namn i sektionen “Undergrupper”
- Klicka på krysset som visas till höger om gruppens namn