Trots de initiativ och aktiviteter som tagits för att säkerställa att mailen kommer fram till rätt personer, finns det tillfällen då mail inte kan levereras eller hamnar i skräpposten. Det kan finnas ett antal förklaringar till att detta sker. Nedan listar vi några vanliga scenarion och möjliga lösningar:
1. De flesta personerna i min organisation har fått mailet, förutom ett fåtal användare.
a) Säkerställ att medarbetarens mailadress är korrekt. Om du är en kontoadministratör eller manager (med tillgång till användarlistan) så kan du logga in på ert konto, gå till sidan Användare > Individer och kontrollera adressen. Om mailet har studsat i användarens inbox eller i era servrar kommer systemet visa statusen "Email funkar ej".
Om ni uppdaterar en felaktig adress kommer det inte skickas ett nytt mail till den nya adressen. Användaren kan logga in på sitt konto för att svara på frågorna. Ni kan också skicka ett nytt välkomstmail till användaren som kommer ta personen till de öppna frågorna.
b) Säkerställ att medarbetaren inte har stängt av mailnotiser. Medarbetare kan själva logga in på sitt konto och gå till Inställningar > Mina inställningar för att kontrollera så att de inte stängt av notifikationer via mail. Om en medarbetare har avregistrerat sig från alla &frankly-mail kommer användarens status visas som "Valt bort mailnotiser".
Om medarbetaren ändrar sina inställningar under en pågående mätning kommer det inte skickas ett nytt frågemail. Medarbetaren behöver antingen logga in på sitt konto för att svara på frågorna på nytt, eller så kan ni skicka ett nytt välkomstmail.
c) Säkerställ att medarbetaren inte är inaktiverad. Om en användare är inaktiverad i &frankly kommer mail inte att skickas. Under Användare > Individer kan du se om personen är inaktiverad. I den här guiden kan du läsa mer om hur du aktiverar eller inaktiverar en medarbetare.
Om du aktiverar en inaktiv användare under en pågående mätning kommer personen att få ett frågemail inom fem minuter.
d) Säkerställ att medarbetare har ett gruppmedlemskap. Ibland saknar medarbetare gruppmedlemskap eller tillhör en grupp som inte inkluderas av mätningen. Kolla vilka gruppmedlemskap användaren har under Användare > Individer, eller kontrollera de grupper personen bör tillhöra under Användare > Grupper.
Om du lägger till en medarbetare i en grupp under en pågående mätning kommer personen att få ett frågemail inom fem minuter (förutsatt att personen inte redan fått ett mail.)
2. Ingen användare i vårt konto har fått ett frågemail.
a) Kontrollera att era kontoinställningar tillåter att frågemail skickas. Under Inställningar > Företag kan du som administratör kontrollera att inställningar för Notifieringar (mail & app) är "På".
b) Vitlista &frankly i era servrar. Be er IT-avdelning vitlista &frankly i era interna servrar för att undvika att mailen fastnar i era säkerhetsfilter. Läs mer och dela denna guide med en ansvarig person, förslagsvis från er IT-avdelning.