För att importera användare och grupper till &frankly finns det olika alternativ. Du kan ha en integration med ditt HR system och &frankly eller importera användare och grupper manuellt. Nedan finner du de olika alternativen samt vart du hittar mer information kring att även använda attribut.
Integration
Attribut
Tänk på att resultatet i &frankly visas alltid per grupp, puls och period. Om ni önskar att segmentera resultat utifrån andra kategorier såsom roll, anställningsdatum, land eller stad kan ni göra detta genom att lägga till attribut.
Manuell import av användare och grupper:
Importera eller uppdatera en mängd användare och grupper vid ett tillfälle med &franklys importfil. Att addera, ändra och ta bort enstaka användare genomförs manuellt i kontot. Ladda ned filen som finns längst ner i denna artikel.
På det första bladet i excelfilen och längre ned på denna sida hittar du instruktioner. Nedan video kan också vara bra att titta på innan ni börjar med filen.
Nedan hittar du instruktioner, råd och tips som är bra att läsa igenom innan du fyller i importfilen.
Steg 1. Medarbetare (Employees flik 2)
Lägg till alla medarbetare som du vill importera under fliken ”Employees” genom att lägga till följande data på varje rad:
Förnamn Medarbetarens förnamn, t.ex. "Anders"
Efternamn Medarbetarens efternamn, t.ex. "Svensson"
E-post Medarbetarens e-postadress (används för att logga in med), t.ex. anders.svensson@company.com
Roll Den roll som medarbetaren ska ha i &frankly: User, Manager eller Administratör.
Medarbetare med rollen ”User” kan svara på frågor, se sina egna svar och resultat för grupper de får tillgång till. Personer med rollen ”Manager” kan se användarlistan, grupper de är ägare av och skapa samt schemalägga frågor (endast för grupper som de är gruppägare av). Managers kan också få tillgång att se resultat för grupper de är ägare av eller har läsrättigheter till. Vilka resultat "Users" och "Managers" får se styrs av de inställningar ni väljer när ni aktiverar en mätning. Administratörer kan skapa och schemalägga frågor för alla grupper och se resultat för alla grupper.
Steg 2. Gruppstruktur (Groups flik 3)
Lägg till de grupper du vill lägga till under fliken Groups genom att lägga till följande data på varje rad:
Group name Gruppens namn
Description (valfritt) Gruppbeskrivning
Parent grupp (valfritt) Grupp som denna grupp ska placeras under
Group owner (valfritt) E-postadress på den som är ansvarig för den här gruppen. Måste vara en medarbetare som läggs till i fliken Employees och med rollen ”Manager”. Man kan endast ha en gruppägare per grupp via excelfilen, men du kan lägga till fler gruppägare senare direkt i verktyget.
Lägg in organisationens namn som en separat grupp. Denna grupp (den som ska vara högst upp i hierarkin) behöver inte ha en ”parent group” knuten till sig. Man kan ha flera huvudgrupper/parent groups i &frankly och du kan ändra din struktur direkt i kontot senare.
Fundera på om cheferna ska ha en separat chefsgrupp, då det är svårt att exempelvis bedöma sitt eget ledarskap i den grupp man är gruppägare för.
Så som strukturen ser ut när undersökningen stängs (söndag), så blir också resultatet och går inte att ändra i efterhand av integritetsskäl. Lägg således in alla grupper ni behöver se resultat för.
Steg 3. Fördela gruppmedlemskap (Employees flik 2)
Uppdatera användarna i fliken ”Employees” och fördela de grupper som varje medlem ska vara medlem i, från listan under Groups som har lagts till på gruppfliken.
Du kan tillhöra upp till 5 grupper via excelfilen, du kan lägga till användare i fler grupper i efterhand direkt i verktyget. Medarbetare som tillhör flera grupper kommer inte behöva svara på frågorna flera gånger, deras svar registreras automatiskt i samtliga grupper de tillhör.
Ange endast grupper som användaren är en direktmedlem av. Om Team 1.1 är en undergrupp till ”Department 1”, kommer användaren från ”Team 1.1” också indirekt vara medlem i "Department 1. Så, det finns ingen anledning att lägga till användaren i gruppen ”Department 1”.
Medarbetare som inte tillhör en specifik grupp kan vara svåra att placera men strukturen i &frankly behöver inte spegla den exakta strukturen som ni har i verkligheten, utan främst vilken grupp man kommer att diskutera resultaten i. En VD som inte tillhör någon grupp alls kan läggas in som gruppägare av den översta gruppen och får då insyn i alla undergruppernas svar.
Steg 4. Resultatsynlighet
Är man användare eller gruppägare för en grupp så ser man oftast den gruppens resultat, och som gruppägare ärver man läsrättigheter till alla potentiella undergruppers resultat. Var därför noggrann med att lägga personerna i rätt grupper i hierarkin för att undvika att någon ser resultat från "granngrupper".
Kom ihåg att en grupp måste bestå av minst 3 personer för att ett svar ska genereras, och ni kan ha en högre gräns satt just i er organisation (Inställningar/Företag). Grupper som inte har tillräckligt många användare kommer inte att få ett resultat. Fundera gärna på om ni i så fall kan slå ihop några grupper eller lägga in medarbetare på en annan plats i strukturen.
Steg 5. Skicka in!
Skicka den ifyllda mallen till din kontaktperson på &frankly. När importen är genomförd behöver du ta några stick-prover för att se att användarna är tillräckligt många, på rätt plats, har rätt roll och är med i rätt grupper.
För att se över era användare gå till Användare > Individer, för att se över era grupper, gå till Användare > Grupper. Så som strukturen ser ut när undersökningen stängs på söndagen, så ser även resultaten ut, så det är värt att se över era användare och grupper. Lycka till!