Opprette grupper og undergrupper
Opprette grupper i &frankly er lett! Du kan plassere personer i grupper utfra team, prosjekter, lokasjoner eller det som passer dere best. Resultatene vil vises pr gruppe, derfor er det viktig at dere lager en god struktur. Tenk at du lager en struktur som viser hvordan du vil presentere resultatene. Husk at om det er for få responenter i en gruppe, vil resultatene skjules i henhold til standarden for integritet. Lag strukturen så enkel som mulig.
Hvordan opprette nye grupper
For å opprette nye grupper, gå til Personer > Grupper:
- Klikk "Legg til gruppe"
- Registrer navn og evt beskrivelse. Husk at alle grupper bør ha et unikt navn
- Legg inn personer som skal tilhøre gruppen i seksjonen "Personer"
- Registrer lederen/lederne av gruppa i seksjonen "Eiere"
- Om det er flere som skal ha tilgang til gruppas resultater, legg de til i "Lesetilgang"
Forklaring til de ulike feltene:
Personer:
I denne seksjonen legger du inn alle personer som skal tilhøre gruppa. Besvarelsene fra disse personene vil inngå i resultater og rapporter for denne gruppa. Om du har en hierarkisk struktur av gruppene, det vil si at de er plassert på nivåer, vil resultatene bli aggregert til ovenforliggende gruppe.
Bildet under viser et eksempel på struktur. Det er 4 brukere i Group B, og 6 brukere i Group C. Disse gruppene kan vise egne resultater, men resultatene vil også være endel av rapporten for Group A, fordi Group A består av alle fra Group B og C.
Lesetilgang:
Her kan du legge til alle som skal kunne se resultater for gruppen, uten å måtte være administrator eller den som setter opp spørsmålene. Dette kan være en leder høyere opp i hierarkiet, en CEO eller andre interessenter.
Gruppeeier:
Lederne i bedriften er vanligvis også gruppeeiere. Det gir dem rettigheter til å administrere og planlegge spørsmål til sine team. Gruppeeiere av grupper som også har undergrupper, vil ha leserettigheter til alle underliggende grupper.
Fra vårt tidligere eksempel, vil gruppeeier av Group A, automatisk ha leserettigheter til Group B og C.
Hvordan legge til undergrupper, og lage et hierarki
For å legge til undergrupper, må du først opprette en gruppe på toppnivå. Når alle grupper er opprettet, kan du lage en struktur.
Lag strukturen ved å registrere undergrupper i feltet "Undergrupper" på gruppen på toppnivå, eller benytt "drag and drop". Se eksempel under.
Eksempel 1:
Eksempel 2:
Antall grupper vil være avhengig av antall ansatte og grupper du har. Du kan ha så mange medlemmer du vil pr gruppe, men husk at det må minst være tre responenter for å vise aggregerte resultater. Om du har mange små grupper, anbefaler vi å slå disse sammen.
Kan en bruker tilhøre mer enn en gruppe?
Ja, en bruker kan tilhøre så mange grupper som dere tenker er nødvendig. Konsekvensen er at resultatet vil være endel av flere sett aggregerte resultater.
Eksemple på en gruppestruktur:
Hva skjer om jeg sletter en gruppe?
Viktig! Om en gruppe slettes, slettes også alle historiske resultater!
Flytte en undergruppe til en annen ovenforliggende grupper går fint, da vil ikke historikken forsvinne. Det er viktig å huske at resultatene vil da ikke lengre være synlig for opprinnelig ovenforliggende gruppe. Om du flytter en gruppe ut av stukturen og resultatene forsvinner, kan du legge den tilbake igjen og resultatene vil igjen bli synlige.
For å flytte en undergruppe, gå til den ovenforliggende gruppen, hold musepekeren over gruppen som skal flyttes i seksjonen "undergrupper", og klikk på krysset (se bilde under).
Du kan også se på denne videoen som viser hvordan legge til grupper, undergrupper, og bygge struktur step-by-step.