Det er tre roller som kan initiere en anonym chat.
- HR-administratoren. En HR-administrator er en person som har rollen som hovedkontaktperson for ansatte som ønsker å initiere en anonym chat til HR. En person som har rollen som administrator i &frankly kan bli tilegnet rollen som HR-administrator. HR-administratoren kan initiere en anonym chat fra alle kommentarer de har tilgang til å se.
- Leder (direkte gruppeeier) kan initiere en anonym chat fra kommentarer fra deres gruppemedlemmer i resultatvisningen.
Både HR-administratoren og leder (direkte gruppeeier) vil kunne initiere en anonym chat fra en kommentar tilknyttet resultater i Dashboard eller under individuelle spørsmål. Dersom anonym chat er aktivert, vil en anonym chat-knapp være synlig ved siden av hver kommentar. Ved å trykke på denne knappen vil både HR-administrator og leder ha muligheten til å initiere en anonym chat til den ansatte som skrev kommentaren.
- Gruppemedlemmer kan initiere en anonym chat underveis når de svarer på spørsmål. Dersom anonym chat er aktivert, vil de ansatte se en knapp for å initiere en anonym chat når de trykker på kommentar i et spørsmål. Gruppemedlemmer kan velge HR-administrator eller sin leder (direkte gruppeeier) som mottaker av den anonyme chatten. Dersom det er flere ledere, kan gruppemedlemmet kun velge lederen som er eier av gruppen i &frankly. Bedriftsinnstillingene gjør det mulig å velge bare HR-administrator eller leder som mottaker.
Dersom HR-administratoren også er eier av en gruppe, vil personen som tilhører HR-administratorens gruppe og initierer en anonym chat kun se HR-administratoren som mulig mottaker.